نظری بر دورکاری

نظری بر دورکاری

1- مقدمه

امروزه فنآوری ارتباطات و اطلاعات , جهان را به سمت یکپارچگی سوق می دهد و کمتر حوزه ای از علوم را می توان یافت که از نفوذ و سیطره آن در امان باشد و به تبع آن اشتغال و روابط اجتماعی نیز دچار تغییرات اساسی گردیده است که در نتیجه آن تسریع در انجام کار , صرفه جویی در وقت و هزینه و نیز کاهش سفرهای زائد است .

از طرف دیگر به دلیل وجود ظرفیت‏های پایان ناپذیر در بخشهای فنآوری بالا در حوزه‏های همگرا مثل اطلاعات و ارتباطات (تلماتیک)[3] سازماندهی کارها را دگرگون شده است . به گونه‏ای که جوامع به طور روزافزون به سمت جوامع مبتنی بر دانش[4] و اطلاعات[5] پیش می روند .

اثر فنآوری‏های اطلاعات و ارتباطات بر مشاغل موجود کاهش عمر مفید یافته های علمی و از طرف دیگر افزایش فزاینده سرعت تولید اطلاعات بگونه ای که هر 5 سال حجم دانش بشری به دو برابر افزایش می یابد و تصور می شود این نسبت در سال 2020 به 70 روز کاهش می یابد و نیز همانگونه که گفته شد بدلیل ظرفیت بالای فنآوری اطلاعات و ارتباطات , مشاغل در عصر ارتباطات تغییرات ساختاری می یابند بگونه‏ای که مشاغلی مانندکشاورزی سنتی از بین می روند و برخی شغلها همانند پزشکی , حقوق , مهندسی و نویسندگی از مزایای آن بهره مند می شوند و برخی شغلهای خدماتی منعطف تر شده و نیز برخی شغل‏ها نیز مانند مدیر شبکه و یا تحلیل گر داده به تازگی ایجاد می شوند .

2- تعریف دور کاری

دور کاری یعنی استفاده از ارتباطات و رایانه جهت تغییر موقعیت مکانی محل کار و انجام وظایف شغلی در واقع نوعی سازمان کاری است که طی آن افراد به شکلی انعطاف‏پذیر[6] درحوزه زمان (پاره وقت یا تمام وقت ) و در حوزه مکان (خانه , دفتر دور کاری[7] , دفتر سیار) به انجام وظیفه و پاسخگویی به امور محوله می پردازند .(تعریف انجمن بین المللی کار از راه دور)

       تعداد شاغلین در سیستم دور کاری در حال افزایش می باشد و انتظار می رود در سال 2010 در آمریکا حدود 29 میلیون نفر و در جهان 137 میلیون نفر به دور کاری اشتغال داشته باشند . درصد فعالان در سیستم دور کاری به کل شاغلین  نیز روند رو به رشدی را داراست و انتظار می رود به 70 درصد نیروی کار برسد .

3- مفاهیم دور کاری

3-1دفتر کار از راه دور : یک دفتر کاری مشترک بین یک یا چند شرکت در خارج از محل دفتر شرکت نزدیک به محل کارکنان یا مشتریان جهت نظارت بر دور کاران و نصب تجهیزاتی که افراد به تنهایی فاقد آن هستند (مانند رایانه , دورنگار , دستگاه کپی , اتاق ویدئو کنفرانس و ...) می باشند .

3-2دفتر مجازی[8]: در واقع نظام ارتباطی با استفاده از رایانه های کیفی تلفن همراه و ... است که توسط آن افراد با شبکه کاری (در واقع با سازمان کاری) خود و مراجعه کنندگان در تماس هستند ،

3-3دفتر خانگی[9]: دفتر کار افراد دورکار در منزل است که عموماً یکی از اتاقهای خانه ای است که دورکاران بعنوان محل کار به لوازم و وسایل ارتباطی نظیر تلفن , رایانه , اسکنر , فاکس و مودم ، ... مجهز   ساخته اند.

4- دسته بندی دورکاران

با توجه به مشخص بودن یا نبودن محل و نیز نحوه انجام وظایف شغلی دسته بندیهای زیر برای دور کاران وجود دارد :

1-4 دور کاران تمام وقت در خانه : در این شیوه که 90 درصد افراد دور کار را تحت پوشش قرار می دهد , افراد به جای محل کار در محل سکونت به شغل خود می پردازند و دارای ویژگیهای زیر است :

ـ حداقل یک روز در هفته دور کاری می کنند .

ـ از رایانه برای انجام کار بهره می گیرند .

ـ از وسایل ارتباطی راه دور بهره می برند .

ـ از نظر حقوق و مزایا با دیگران تفاوتی ندارند .

2-4  دورکاران سیار : این افراد خارج از محل کار و سکونت به وظایف شغلی خود می پردازند و دارای ویژگیهای زیر هستند :

ـ کمتر از 10 ساعت در هفته و خارج از محل کار و سکونت حین مسافرت ,    مأموریت و ... فعالیت می کنند .

ـ در حین انجام وظیفه بصورت Online با شبکه در ارتباط هستند .

3-4  دور کاران سیستم SoHo : دور‏کاران ادارت خانگی small-office/home-office هستند و دارای ویژگیهای کاری زیر هستند :

ـ این افراد خویش فرما هستند .

ـ‌ نوع کار آنها , محل ثابت را طلب نمی کند .

ـ بطور گسترده ای از فنآوری اطلاعات و ارتباطات استفاده می کنند .

4-4 دور کاران پاره وقت : کسانی هستند که در هنگامی در محل کار حاضر شوند می توانند دور کاری کنند.

5-4  دور کاران متمرکز : دور کارانی که در دفتر کار از راه دور به فعالیت می پردازند .

5- فعالیت های شغلی مناسب جهت دور کاری

در حالت کلی شغلهای مناسب دور کاری , شغلهای « نتیجه محور» هستند . بنابراین اگر چه به تنهایی توسط یک فرد قابل اجراء هستند , بصورت گروهی نیز می توانند اجراء  شوند , در هر حال بیشتر این شغل ها باید از ویژگیهای زیر برخوردار باشند :

1ـ به شکل خودی قابل راهبری و اجراء باشند .

2ـ نتیجه محور باشند .

3ـ میزان زمان محور بودن آنها حداقل باشد .

4ـ فرآیند پردازش اطلاعات در آنها از اهمیت خاصی برخوردار باشد .

5ـ ارتباط رو در رو در آنها مطرح نباشد .

در هر حال مشاغل مرتبط با دور کاری را می توان بصورت زیر دسته بندی کرد .

ـ امور دفتری

ـ خرید و فروش خدمات و کالا

ـ بانکداری

ـ آموزش

ـ دور پزشکی

ـ خدمات تجاری

ـ خدمات اطلاع رسانی

ـ مدیریت , نظارت , پشتیبانی

ـ تولید

1-5  رده بندی مشاغل مناسب برای نظام کار از راه دور

1-1-5 فعالیتهای مدیریتی ، اجرائی،  پشتیبانی و دفتری

مدیر ، دفتر دار ، منشی ، تایپیست ، کار پرداز ، نویسنده ، مترجم، ویراستار، محقق، مشاور ، اقتصاد دان ، استاد و مربی ، خدمات تبلیغی ، بخش خدمات مشتریان،بخش پشتیبانی اجرائی،پزشک ، معمار       

2-2-5 کارکنان غیر ثابت

بازرس ،خبرنگار و روز نامه نگار ، بازاریاب و فروشنده ، ناظر مالی و بازرس ، پیمان کار  و تاجر

3-2-5 متخصصان IT

طراحان گرافیک رایانه ای، بخش خدمات اطلاع رسانی، جمع کننده اطلاعات، تحلیلگر اطلاعات، ثبت کننده اطلاعات، مهندسین، برنامه نویسان، متخصصین نرم افزاری، طراح

6- آثار دور کاری

دور کاری به لحاظ تغییراتی که در عادات کاری و زندگی اجتماعی ایجاد میکند ، آثاری در پی دارد که میتوان به نکات ذیل در این باره اشاره کرد :

1-6 آثار سازمانی

افزایش کارآیی سازمانی بصورت افزایش بهره وری , رضایت مراجعه کنندگان , بهبود مدیریت , بهینه سازی زمان و مکان کاری , بالا بردن انضباط و وجدان کاری , تغییر مفهوم حضور یا غیبت و مرخصی .

2-6 آثار نیروی انسانی

افزایش میزان رضایت‏مندی بصورت افزایش نتیجه محور بودن کار , آزادی زمان چه به لحاظ زمان رفت و آمد و چه زمان حضور در محل کار , بهبود روابط خانوادگی و نیز بهبود بهره وری .

       به طور کلی آثار دورکاری را میتوان به صورت زیر فهرست کرد :

       1ـ بهبود وضعیت مدیریت ترافیک

       2ـ کاهش تقاضای سفر

       3ـ رفع مشکل سفرهای زائد

       4ـ بهبود روند حل مشکلات زیست محیطی

       5ـ کاهش مصرف انرژیهای تجدید ناپذیر

       6ـ کاهش انواع آلودگیها (صوتی , هوا , زیست محیطی)

3-6  آثار دور کاری  بر کاهش تقاضای سفر و ترافیک شهری

خبر تازه ای نیست که ما در یکی از پرتراکم ترین شهرها از لحاظ ترافیک زندگی می کنیم و با وضع موجود مدیریت شهری و تولیدات بی رویه خودرو وضعیت در سالهای آتی به مراتب وخیم تر خواهد شد .

رانندگان و مسافرین در تهران و اغلب شهرهای بزرگ کشور سالیانه زمان طولانی راپشت صفهای طویل خودروها در بزرگراهها و خیابانها از دست می دهند . رشد جمعیت , افزایش نرخ بیکاری و نیز جوان بودن جمعیت و افزایش نرخ مهاجرت به این معنی است که گره های کور ترافیکی نه تنها در ساعات پیک کاری صبح و عصر , بلکه در ساعات میانی روز و نیز تعطیلات آخر هفته نیز شایع خواهد شد .

دور کاری , بعنوان یک رویکرد در تغییر عادات کاری از دو منظر می تواند در رفع مشکلات فوق الذکر راهگشا باشد .

1-3-6 کاهش ترافیک شهری در ساعات پیک کاری

بدلیل اینکه دورکاران می توانند بدون مراجعه به محل کار به انجام وظایف شغلی بپردازند و مفهوم کار از زمان محور بودن فاصله می گیرد . لذا افراد دورکار می توانند در منزل یا هر محل مناسب یا بهتر بگوییم مناسب ترین محل , بی آنکه در ترافیک ساعات اولیه صبح انرژی و انگیزه خود را از دست بدهند و در نتیجه کارآیی فردی و بهره وری سازمانی دستخوش افت‏های چشمگیر گردد , به امور‏جاری پرداخته و‏در اسرع زمان با بهره گیری از فنآوری‏های پیشرفته اطلاعاتی و ارتباطی پاسخگوی نیاز مراجعین و سازمان خود باشند . در ضمن با توجه به آزاد بودن وقت کاری دیگر ساعات پیک ترافیک عصرگاهی نیز مفهومی نخواهد داشت .

2-3-6  کاهش تقاضای سفر

علاوه بر کاهش رفت و آمد کارکنان بدلیل استفاده گسترده از فنآوری اطلاعات وارتباطات در نظام‏های دورکاری مراجعه‏کنندگان نیز از حضور فیزیکی در محل دفاتر کاری شرکت‏هاو ادارات و سازمان‏هابی نیاز خواهند بود . بدین معنی که برای انجام کارهای اداری با اتصال به شبکه‏های ارتباطی مربوطه و درخواست انجام تراکنش های مورد نیاز , و طی مراحل ثبت الکترونیکی و گردش کار الکترونیک به هدف خود دست می یابند که این می‏تواند با دریافت یک رسید انتهای عملیات و یا آغاز فرآیند کاری باشد که نتیجه آن بصورت مناسب برای شخص متقاضی ارسال گردد . بدین ترتیب افراد با استفاده از بزرگراه های اطلاعاتی , بی‏ نیاز از استفادة بزرگراه‏های ارتباطی‏شهری‏به‏آسانی‏ به تعامل با ادارات , بانک‏ها , مؤسسات خدماتی و خرید و فروش کالا , آموزش و ... خواهند پرداخت و این خود به کاهش تقاضای سفر خواهند انجامید .

7- امتیازات دور کاری

علاوه بر آثار مثبتی که در بالا اشاره شد , موارد زیر را باید به امتیازات دورکاری اضافه کرد،

گسترش عدالت اجتماعی از طریق :

-  افزایش فرصتهای شغلی

ـ افزایش میزان صرفه جویی در مصرف منابع طبیعی

ـ بهبود روابط خانوادگی

ـ کاهش روان تنی های ناشی از تعاملات میان فردی

ـ آمادگی در مدیریت بحران

هر چند موارد زیر را از برخی دیدگاه‏ها می توان از معایب دور کاری برشمرد :

ـ کاهش تعاملات اجتماعی

ـ تغییر مفهوم کار و به تبع آن تغییر مفهوم نظارت و ارزیابی و نظام پرداخت دستمزد

ـ مشکل آشنائی با زبان

        برای  حل مشکلات فوق دورکاران باید دارای انگیزه های شخصی قوی باشند . لذا تغییر مفهوم کار در میزان کارآیی آنها تأثیر منفی نخواهد داشت و در نتیجه نظارت بر کار آنها تنها به آموزش و تصحیح خطا منتهی خواهد شد . در مورد ارزیابی اما باید گفت ساز و کارهای متناسب جهت بررسی میزان کارآیی یک فرد دور‏کار در نظام سازمانی باید ایجاد گردد .

8- موانع موجود برای ترویج  دورکاری

      به نظر می رسد دور کاری از دو جنبه ساختارهای فرهنگی و سخات افزتر ی با موانعی روبروست که در این میان نکات ذیل از اهیت بیشتری برخوردار هستند .

1ـ نبود زیر ساخت های ارتباطی لازم

2ـ هزینه های بالای استفاده از فنآوری اطلاعات

3ـ عدم آگاهی مدیران و کارفرمایان در ارتباط با فنآوری اطلاعات

4ـ فقدان قوانین حمایتی و بازدارنده

5ـ عدم پذیرش کلی اجتماعی و عدم احساس نیاز

9- ساز و کار دور کاری

        ایجاد و بسط دور کاری بیش از هر موضوع دیگر به زیرساخت‏های ارتباطی دارد . اما فرهنگ سازی , عوامل اقتصادی , حمایتهای دولتی و نیز جنبه های فنی فنآوری اطلاعات نیز در آن نقش بسزایی دارند . عوامل مورد نیاز در دورکاری بصورت زیر دسته بندی می شوند :

1-9 موارد ارتباطی

       چه بصورت ارتباط تلفنی (ثابت , همراه , ... ) چه بصورت پست الکترونیکی و مسائل اینترنتی و چه بصورت کانال‏های ارتباط راه دور بعنوان بزرگراه انتقال داده ها در ترویج دورکاری مؤثر است .

2-9  سخت افزارها و نرم افزارهای پشتیبانی

       ایجاد شبکه‏های رایانه‏ای بصورت گسترش LAN و WAN و نیز دسترسی به اینترنت و نیز خرید تجهیزات جانبی جهت راه اندازی و ایجاد دور‏کاری نظیر رایانه های ارائه دهنده خدماتServer)  ( , دستگاه‏های نمابر , مودم‏ها , UPS  , مسیر یاب‏ها , چاپگرها و سوئیچ‏ها بخش سخت افزاری هستند و نیز ایجاد نرم افزارهایی با واسطه‏های آسان جهت کاربران دورکاری نظیر انواع  word-Processing ، Spreadsheet              ،power point   و نیز نرم افزارهای محیط های مجازی , تیم‏های مجازی , سازمان های مجازی جهت دورکاری و مدیریت دورکاری[10] و مدیریت اسناد[11]  (DMS) از اهمیت ویژه ای برخوردار است .

علاوه بر موارد فوق بحث امنیت داده ها و ملاحظات Security میزان دسترسی[12]  (Access) کاربران , تعیین پروتکل های امنیتی , دریافت و ارسال فایل ها (مدیریت فایل) , مدیریت ذخیره و پشتیبانی داده ها نیز از موارد ضروری در بحث دورکاری هستند .

10- پیش نیازها

آنچه به  نظر می رسد بهره برداری  از فرصت ‏های جدید  حاصل از فنآوریهای اطلاعات و ارتباطات  را تسهیل می سازد , موارد زیر می باشد :

ـ تغییر نگرش افراد نسبت به فنآوری‏های نو .

ـ تدوین راهبردها و راهکارهای گسترش کاربردی این فنآوری ها .

ـ فراهم سازی زیرساختارهای ارتباطی مناسب .

ـ آموزش از سطوح ابتدایی .

ـ بالا بردن سطح سواد کامپیوتری در تمامی سطوح جامعه .

ـ ترویج تجارت الکترونیکی .

ـ آموزش نیروی انسانی .

11- نتیجه گیری

با توجه به آنچه گفته شد دورکاری بعنوان یک ابزار کار جهت مدیریت  قابل طرح می باشد و در نتیجه تأمین پیش نیازهای ایجاد نظام کار از راه دور باید مد نظر  قرار گیرد.

بنابراین سازمان مشخصی برای راهبری نظام دورکاری باید تعیین گردد . سپس باید فنآوری اطلاعات بصورت کاربردی در جامعه توسعه یابد و تجهیزات آن از قبیل رایانه , خطوط ارتباطی , نمابر,چاپگرو ...) تأمین گردد وآموزش کارکنان در زمینه های زبان , مهارت های کاربردی کامپیوتر[13] (ICDL) انجام پذیرد ایجاد دفاتر دورکاری (Tele center) مورد حمایت و پشتیبانی قرار گیرد .

از طرف دیگر باید سیستم مدولار در نظام کاری مد نظر قرار گیرد . بدین معنی که جهت ترویج دورکاری کارهای بزرگ بصورت قطعات کاری کوچکتر درآید تا واگذاری آنها به شرکت های کوچک و متوسط[14] (SME) آسان تر گردد . نیز شبکه های ارتباطی گسترش یابد . نرم‏افزارهای مورد نیاز تهیه‏گردد . سازمان‏های هدف برای دورکاری مشخص‏گردند .در نهایت بحث فرهنگ سازی و ایجاد پذیرش همگانی در تمامی سطوح جامعه از اهمیت به سزایی برخوردار است . نیز ایجاد انگیزه های فردی و تشویق های درون سازمانی می تواند در ترویج نظام دور کاری مؤثر واقع شود .

[1] Tele working , distance working , distributed working

[2] e-government

[3] Telematics

[4] Knowledge based

[5] Information based

[6] Flexible

[7] Telecenter

[8] Virtual office

[9] Home office

[10] Joint Editing

[11] Document Managing System

[12] Access

[13] International Computer Driving  License

[14] Small & Medium Enterprise